Moderner, schneller, sicherer
„Weniger Papier – mehr Service“, umschreibt Gaby Wehrens, die Geschäftsführerin des Jobcenters Barnim, die künftige Arbeit mit der elektronischen Akte. Diese wird am 05. März 2018 im Jobcenter Barnim eingeführt. Alle eingehenden Dokumente werden künftig eingescannt und in der jeweiligen elektronischen Akte abgelegt und bearbeitet. „Dadurch können unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter besser und schneller Auskunft geben. Die Akte ist überall aufrufbar und es muss nicht erst die „Papierakte“ zur Einsicht geholt werden.“
Der Zugriff auf die elektronischen Akten wird selbstverständlich nur den dazu berechtigten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gewährt, so dass der Datenschutz zu jeder Zeit gewährleistet bleibt.
Wichtig für die Kundinnen und Kunden des Jobcenters ist, dass eingereichte Unterlagen nach einer Aufbewahrungszeit von 8 Wochen vernichtet werden. „Aus diesem Grund ist es in der Regel ausreichend, wenn Kopien von wichtigen Unterlagen eingereicht werden – es sei denn, es wird ausdrücklich um die Vorlage von Originalen gebeten.“, so Wehrens weiter. „Unsere Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sind alle im Umgang mit dem neuen Verfahren geschult, so dass wir davon ausgehen, dass einem reibungslosen Start am 05.03.2018 nichts im Wege steht.“
Sollten Fragen zu elektronischen Akte bestehen, geben die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Jobcenters jederzeit gern Auskunft.